Assistant du secrétaire général, du Directeur de projet du nouvel hôpital et pôle Interventionnel (h/f)

Présentation  générale de l’établissement

Pôle de référence, le CHU de Reims assure l’activité de proximité pour tout le territoire Marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de l’ex-région Champagne-Ardenne (chirurgie cardiaque, greffes de rein, urgences et SMUR pédiatriques…).

Le CHU de Reims dispose de 2400 lits et places, dont 1120 en MCO. Il a aussi une activité de psychiatrie, de SSR et d’EHPAD-SLD. Il a un budget de 500 millions d’euros, toutes activités confondues et 6 200 agents dont 600 médecins.

Organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques, il est associé aux Unités de Formation et de Recherche (UFR) de Médecine, Pharmacie et Odontologie de l’Université de Reims Champagne-Ardenne (URCA). Il gère également un Institut Régional de Formation (IRF), qui abrite douze écoles et instituts de formations médicales et paramédicales.

Son projet d’établissement et notamment ses projets social et managérial (www.chu-reims.fr) s’établit sur la période 2016-2020.
Inscrit dans une dynamique de modernisation de son offre de soins et de son patrimoine, notamment dans Ie cadre
d’un dossier COPERMO qui a comme objectif la reconstruction de I’ensemble de l’activité MCO (hors Pole Femme- Parents-Enfant),
Le CHU de Reims est I’étabIissement support du GHT regroupant notamment les hôpitaux de Châlons-en-Champagne et d’Epernay.
Depuis septembre 2016, le Centre Hospitalier d’Epernay est en direction commune avec le CHU.

Fonctions (profil proposé)

Assistante du Secrétaire Général, du Directeur de Projet Nouvel Hôpital et Pole Interventionnel.

Position dans la structure

• Liaisons hiérarchiques : Secrétaire Général, Attachée en cas d’absence du Secrétaire Général, Directeur de Projet Nouvel Hôpital et Pôle Interventionnel.
• Liaisons fonctionnelles : Direction Générale, Direction Générale Adjointe, Direction des Affaires Juridiques et des Marchés, Directions fonctionnelles et Directions de Sites.

Les caractéristiques du poste

• Fonction Assistante de Direction.
• Poste à 100%.
• Selon protocole 35 heures.
• Organisation des horaires en vue d’assurer une présence de 9h00 a 17h00.

Missions

Missions exercées auprès du Secrétaire Général et du Directeur de Projet Nouvel Hôpital et Pôle Interventionnel

• Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda.
• Suivi des dossiers.
• Organisation de réunions (prise en charge logistique).
• Réception, traitement et orientation des appels et messages.
• Gestion documentaire : photocopie, diffusions de documents, classement et archivage.
• Traitement et mise en forme de courriers et de dossiers.

Missions exercées auprès de la Direction Générale

• Réception et gestion du courrier.
• Réception et gestion des mails.

Niveau de compétences et capacités requises

Expérience

Bac +2 ou niveau BTS Assistante de Direction Expérience en secrétariat de Direction préférable.

Compétences

• Excellente maitrise de l’orthographe et de la syntaxe.
• Maitrise des outils informatiques classiques (environnement Windows, mémo, shakur, owncloud, Zimbra,Gesform).
• Capacité a filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques.

Capacités attendues

• Conscience professionnelle.
• Rigueur.
• Sens de l’organisation (rigueur, méthode) Facultés d’adaptation.
• Discrétion et retenue.
• Réactivité.
• Polyvalence.
• Capacité a s’exprimer aisément vis-a-vis d’interlocuteurs divers.
• Qualités relationnelles (sens de l’accueil, des relations humaines) et esprit d’équipe.
• Autonomie, esprit d’initiative et de synthèse, capacité à gérer les situations d’urgence, disponibilité selon les événements et sens du service.