Fonction

Responsable administrative – Direction des Sites extérieurs

  • Hôpital Sébastopol.
  • Clinique de Champagne

IDENTIFICATION DU POSTE

Missions

  • Encadrement d’équipe, gestion et développement des personnels.
  • Organisation et description des processus et traitement des dysfonctionnements.
  • Planification des activités et des moyens à mettre en œuvre pour la continuité de service.
  • Contrôle et reporting.
  • Elaboration , mise en place et exploitation de tableaux de bord spécifiques.
  • Contrôle de la conformité des résultats au regard du cahier des charges et des spécifications.
  • Contrôle de l’application des règles, procédures et des normes.

Activités

Ressources humaines en lien avec le Pôle RH.
  • Recrutements des personnels administratifs, d’accueil et logistique.
  • Recensement des besoins en formation continue.
  • Suivi des demandes d’affectations des étudiants vacataires.
  • Conception et élaboration des profils de poste en collaboration avec les professionnels.
Gestion administrative d’équipes
  • Planifie l’activité et l’ensemble des moyens humains pour la continuité de service.
  • Elabore les plannings.
  • Réalise les entretiens individuels du personnel.
  • Met en place des actions correctives.
  • Rédige et met en place les procédures.
  • Assure les commandes et suivi de consommations des produits d’entretien (équipe service intérieur entretien et clinique de champagne).
Suivi et reporting
  • Suivi de la facturation des consultations des médecins libéraux et des prestataires paramédicaux intervenant dans les EHPAD.
  • Missions ponctuelles confiées par le Directeur des sites extérieurs.
Organisation du flux patients vers les EHPAD
  • Constitution des dossiers de demande d’admissions EHPAD.
  • Préparation et contrôle de la complétude des dossiers.
  • Accueil, information des usagers et des intervenants extérieurs.
  • Assurer la fluidité de la filière gériatrique entre les Pôles Autonomie et EHPAD/USLD.
  • Validation administrative et financière.

Activités spécifiques

  • Organisation du travail de l’agent logistique du pôle logistique des sites extérieurs en lien avec le service logistique intérieur de l’hôpital Sébastopol.
  • Participation à la commission logistique du pôle logistique.
  • Missions ponctuelles confiées par la direction des sites extérieurs.

COMPÉTENCES REQUISES

Pré-requis professionnels

  • Aptitude au management

Niveau de compétences et capacité requises

  • Connaissances et savoir-faire.
  • Connaitre la structure et le fonctionnement de l’établissement.
  • Bonne maîtrise du cadre réglementaire en matière de législation du travail.
  • Animer et motiver une équipe.
  • Assurer un reporting régulier à la direction.
  • Maitrise des outils informatiques

Savoir-être

  • Sens des responsabilités, esprit d’initiative, force de proposition.
  • Capacité d’analyse, de synthèse et d’organisation.
  • Autonomie.
  • Aisance rédactionnelle.
  • Intégrité, discrétion, rigueur.
  • Capacité d’écoute, maitrise de soi et sens du dialogue.
  • Disponibilité.

CONDITIONS ET CONTRAINTES D’EXERCICE

Horaires de travail

Rythme 1 – 28 jours de congés annuels – 19 RTT

Contraintes spécifiques du poste

Il s’agit de définir les contraintes du poste, ses risques.

  • Port de charges.
  • Brancardage.
  • Traction/poussée de chariots.
  • Poste essentiellement debout.
  • Déplacements importants.

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques
  • Directeur des Sites extérieurs
Liaisons fonctionnelles internes
  • Services de soins et médico-techniques.
  • Services administratifs et techniques.
A autorité hiérarchique sur
  • Secrétariat de direction des sites extérieurs.
  • Service accueil.
  • Service intérieur entretien de l’Hôpital Sébastopol.
  • Agent logistique des sites extérieurs.