OBJECTIF GENERAL DU POSTE

Au sein de la Direction des Services Techniques, des Travaux et du Biomédical, en liaison étroite avec l’équipe des conducteurs d’opération et sous l’autorité de l’Attachée d’Administration, le Gestionnaire Administratif des opérations de travaux assure le suivi administratif des divers projets :

  • Les opérations de Travaux Courants relevant de l’ensemble des secteurs d’activités : rénovation de services, installation des gros équipements…;
  • Les opérations du Projet d’Etablissement programmées pour une durée estimée à 10 ans : construction des divers bâtiments et notamment du Nouvel Hôpital, ainsi que l’ensemble des aménagements annexes.

RESPONSABILITES ET MISSIONS

Chaque opération de travaux est pilotée par un conducteur d’opération en charge de sa réalisation, celui-ci sera l’appui du Gestionnaire administratif dans tous les aspects du suivi administratif et financier.

Le suivi des opérations de Travaux porte sur tous types de prestations :
  • Prestations intellectuelles : assistance à maitrise d’ouvrage, maitrise d’œuvre, SSI, SPS, bureau de contrôle, et tout autre bureau d’études (structure, amiante…);
  • Prestations de travaux : gros œuvre, couverture, électricité, plomberie, CVC, menuiserie, VRD…
Tout au long de l’exécution de l’opération, les tâches à réaliser comportent notamment :
  • dès leurs notifications, l’enregistrement et l’engagement financier des marchés dans E-magh2 (selon allotissement et sous-traitance), avenants et plus et moins-values;
  • tout au long de la réalisation, la liquidation des situations après contrôle et vérification des éléments transmis par les prestataires, MOE ou AMO : avancement, révision, actualisation, retenue de garantie, pénalités… .

o  une attention particulière doit être portée :
– au traitement et suivi comptable des avances des titulaires ;
– au traitement et suivi comptable des avances et situations des sous-traitants.

  • à l’achèvement du projet, la rédaction des documents liés à la Réception de l’ouvrage :

o    établissement des DGD;
o    suivi des levées de réserves durant l’année de parfait achèvement;
o    libération de garantie…

Parallèlement au suivi opérationnel, le Gestionnaire Administratif assure :
  • la correspondance avec les différents prestataires et la résolution des éventuels litiges en lien avec la Trésorerie;
  • la clôture d’Exercice : épuration des commandes de l’exercice en cours et gestion des reports…;
  • la transmission d’informations avec la Direction des Affaires Financières et la Direction de l’Equipement concernant l’amortissement des opérations achevées et toutes demandes.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Le Gestionnaire Administratif est rattaché hiérarchiquement à l’Attachée d’Administration, Cheffe du Service Administratif et Financier de la Direction des Services Techniques, des Travaux et du Biomédical.

Types de relations professionnelles :
  • Conducteur d’opération;
  • Ingénieurs et Chargés d’Affaires ;
  • Prestataires ;
  • Trésorerie du CHU ;
  • Direction des Affaires Financières ;
  • Cellule des Marchés …

FORMATION ET COMPETENCES

  • Expérience exigée dans le domaine du suivi administratif et comptable des travaux;
  • Autonomie et rigueur.;
  • Capacité d’organisation et polyvalence.;
  • Aptitude à travailler en équipe.;
  • Qualité rédactionnelle, notamment en matière de marchés publics…
Maîtrise des outils informatiques, notamment :
  • Word et Excel.
  • E-magh2.
  • IDF (module relatif à la dématérialisation et liquidation des factures)