MISSIONS ET ACTIVITES

Missions générales

  • Assure l’accueil téléphonique et physique des bénéficiaires et des partenaires internes et externes du
    CHU et fournit les informations/orientations adéquates.
  • Assure la constitution, le traitement, le suivi et la validation des dossiers de demande d’admission en lien
    avec le secrétariat de la direction des sites extérieurs.
  • Transmet les dossiers de demandes d’admission aux cadres de santé des structures d’hébergement
    pressenties par le médecin coordonnateur en charge de leur orientation initiale.
  • Collabore avec le(s) cadre(s) de santé et le(s) médecin(s) coordonnateur(s) concernés pour assurer un
    suivi personnalisé du dossier conforme à l’orientation retenue en fonction des besoins du bénéficiaire et
    veille à la fluidité  du parcours en priorité au sein de la filière gériatrique du CHU.
  • Informe dès la préadmission le cadre de santé et le travailleur social concernés des situations
    nécessitant une vigilance particulière ou une approche pluridisciplinaire.
  • Assure la gestion administrative des dossiers des flux au sein du pôle EHPAD–USLD : suivi des entrées,
    refus,  annulations d’admissions.
  • Veille au respect de l’adéquation des parcours : destination, temporalité, optimisation des flux.
Travaille en collaboration avec :
  • la responsable de la PARAF : binôme.
  • le secrétariat de direction des sites extérieurs.
Missions spécifiques
Analyse, suivi, reporting
  • Participe à l’élaboration d’outils facilitant et/ou améliorant le fonctionnement de la cellule.
  • Assure avec l’équipe pluridisciplinaire de la cellule de coordination des parcours, l’organisation et les
    comptes rendus des réunions.
  • Assure l’organisation matérielle des réunions inter pôles : ordres du jour et comptes rendus.
  • Participe à l’élaboration des procédures administratives.
  • Est référente du «girage» pour l’ensemble du Pôle.
  • Est la référente « via trajectoire » pour le secteur EHPAD/USLD en lien avec les cadres de santé, les
    médecins et le secrétariat de la direction des sites extérieurs.
  • Est référente Titan pour l’ensemble des secrétariats du Pôle.
  • Contribue aux recueils d’éléments pour complétude de tableaux de bord à la demande du Directeur.

NIVEAU DE COMPETENCES ET CAPACITES REQUISES

  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des EHPAD et de l’environnement institutionnel.
  • Connaissance des institutions partenaires : MAIA, CLIC, MDPH, CCAS, Conseil départemental,
  • Tribunal et des différents interlocuteurs.
  • Maîtrise les ressources du système d’informations : Pastel-Via-trajectoire-Sesam.vitale-Titan-Easily.
  • Maîtrise l’outil informatique : word-excel-power.point.
  • Bonne connaissance de la terminologie médicale et des maladies d’Alzheimer et apparentées.
  • Maîtrise la législation médico-sociale : procédure d’admission, dérogation d’âge, allocation
  • personnalisée d’autonomie, aide sociale à l’hébergement, protection des majeurs.

Savoir-faire

  • Conseille et accompagne.
  • Communique.
  • Réactive et disponible.
  • Comprend et analyse les situations complexes.

Savoir-être

  • Etre pédagogue et diplomate.
  • Capacité d’écoute et de négociation.
  • Sens de l’organisation.
  • Capacité d’adaptation.
  • Esprit d’analyse et d’initiative.
  • Aptitude à participer au travail en équipe et à mettre en place des partenariats opérants.
  • S’adapte de manière évolutive.
  • Discrétion.

Conditions d’exercice

Horaires de travail
  • du lundi au vendredi.
  • 8h30/16h30.
  • modulable en fonction des nécessités de service.